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  • Von: Evgenia Rosa, Oracle Deutschland
  • 04.04.2019

Geschäftsvorfälle flexibel und dynamisch steuern

Geschäftsprozesse können sich je nach Einsatzgebiet und Anwendungsfall in ihrer Art wesentlich unterscheiden: von vorhersehbaren, strukturierten Workflows (zum Beispiel Dokumenten-basierte oder Genehmigungsprozesse) bis zu dynamischen, unstrukturierten Prozessen, deren Ablauf erst zur Ausführungszeit bestimmt werden kann. Für die IT-technische Unterstützung und Automatisierung dieser Prozesse sind unterschiedliche Ansätze und Werkzeuge notwendig. Oracle Integration Cloud (OIC) bietet Modellierungs- und Ausführungsumgebung sowohl für strukturierte als auch für unstrukturierte Prozesse. Außerdem bietet OIC die Möglichkeit, den Automatisierungsgrad der Prozesse durch Robotic Process Automation (RPA) zu erhöhen. 

Für die Modellierung und Automatisierung der strukturierten Prozesse hat sich der Industrie-Standard „Business Process Model and Notation“ (BPMN) bewährt und durchgesetzt. Allerdings kann man mit BPMN nur vorhersehbare, also im Voraus bekannte, strukturierte Prozesse umsetzen. Ein Genehmigungsprozess wäre ein typisches Beispiel für einen strukturierten Prozess. Der Ablauf kann fest definiert und dann immer wieder ausgeführt werden. Ändert sich der Ablauf, wird das Prozessmodell angepasst und neu installiert. Oracle unterstützt BPMN seit mehr als zehn Jahren in seiner BPM-Plattform. So ist BPMN ein integraler Bestandteil der Prozess-Komponente der Oracle Integration Cloud. Abbildung 1 zeigt einen strukturierten BPMN-Prozess.

Es kann vorkommen, dass der Prozess in bestimmten Fällen unter verschiedenen Bedingungen (Daten) anders ablaufen soll. Man kann zwar in diesem Fall mit Verzweigungen (BPMN-Gateways) arbeiten, aber das Prozessmodell wird schnell unübersichtlich, wenn zu viele Bedingungen abgeprüft werden müssen. Für mehr Flexibilität und Übersichtlichkeit in strukturierten Prozessen kann der Einsatz von Regeln sorgen. Die Bedingungen werden anstatt in Gateways zum Beispiel in Entscheidungstabellen untergebracht. Dafür gibt es einen weiteren Industrie-Standard, den „Decision Model and Notation“ (DMN). Oracle unterstützt DMN mit dem Decision Service, der in der Prozesskomponente der Oracle Integration Cloud zur Verfügung steht.
Zur Modellierungs-Best-Practice gehört, dass die komplexe Entscheidungslogik nicht mit dem BPMN-Prozessfluss, sondern mit Regeln beziehungsweise Entscheidungstabellen abgebildet werden soll. Abbildung 2 zeigt einen strukturierten Prozess mit Benutzung einer DMN Decision in BPMN.

Dynamische Prozesse

Was geschieht allerdings, wenn der Prozess nicht vorhersehbar ist? Wenn je nach Situation ganz anders vorgegangen werden muss, um ein Ziel zu erreichen? Dafür steht der Begriff „Case Management”, der sich auf eine solche Problematik fokussiert. Im Case Management steht nicht der Prozess selbst, sondern die Erreichung eines Ziels im Vordergrund. So wird zum Beispiel ein Fall („Case”) angelegt und bearbeitet, wenn ein Kunde eine Störung des Service seinem Service-Provider meldet. Das zu erreichende Ziel wäre die Behebung der Störung und dieses Ziel wird erreicht, indem der Service-Provider bestimmte Aktionen vornimmt, die für die gegebene Kundensituation am besten geeignet sind. Es sind also für die Zielerreichung Aktivitäten vorgesehen; deren Reihenfolge ist allerdings nicht festgelegt und die Notwendigkeit der Ausführung nicht immer gegeben. Menschen entscheiden, welche Aktionen unter welchen Bedingungen ausgeführt werden. Zu den typischen Beispielen für Fallbearbeitung zählen polizeiliche Ermittlungen, Schadensabwicklung bei einer Versicherung, medizinische Rehabilitation, Kontoeröffnung bei der Bank, Vertragsabschluss bei einem TK-Provider etc. Im Case Management drehen sich die Aktivitäten also um einen Fall und nicht um einen Prozess. Der dynamische Prozess ist nicht vordefiniert, er entwickelt sich „on the fly“. Über den nächsten Schritt entscheidet der Mensch – der sogenannte „Knowledge Worker“ (Wissensarbeiter). Er zeichnet sich durch seine Expertise im jeweiligen Fachgebiet aus, die ihn befähigt, individuelle Entscheidungen für jeden Case zu treffen.
Ein Case setzt sich in der Regel aus einer ungeordneten Menge von Aktivitäten und Dokumenten zusammen. Aktivitäten können obligatorisch oder optional sein. Zum Grundgedanken des Case Management gehört, dass es einen Kern von Aktivitäten gibt, die sich immer ähneln. Dieser Kern wird durch die obligatorischen Aktivitäten abgedeckt. Die individuelle Ausprägung entsteht durch die optionalen Aktivitäten des Case.

Modellierung und Umsetzung von dynamischen Prozessen

Für die Modellierung und Ausführung dynamischer Prozessabläufe sind ein anderes Vorgehen und andere Werkzeuge als für strukturierte Prozesse notwendig. In der Prozessumgebung der Oracle Integration Cloud steht neben BPMN auch eine Case-Management-Modellierungs- und -Ausführungs-Umgebung zur Verfügung. Man beginnt mit der Definition der einzelnen Aktivitäten und der Phasen („Stages“), die der Fall bis zur abschließenden Bearbeitung durchläuft. Innerhalb der einzelnen Phasen werden die Arbeitsschritte beziehungsweise Aktivitäten als Tasks, Service-Aufrufe oder strukturierte Prozess-Bausteine zusammengefasst, die notwendig sind, um einen Case in die nächste Phase seines Lebenszyklus zu bringen. Phasen können sequenziell oder parallel ablaufen. Einzelne Aktivitäten und Phasen lassen sich unter bestimmten Bedingungen aktivieren, deaktivieren oder terminieren. Die Bedingungen können Daten- oder Ereignis-basiert sein. Bei der Definition der Bedingungen kann der Decision Service (DMN) eingesetzt werden. Zum Nachvollziehen des Fallverlaufs werden Meilensteine definiert, die die Erreichung eines bestimmten Zustands manifestieren. Die Abbildungen 3 und 4 zeigen jeweils die Modellierungsumgebung beziehungsweise die Runtime für die Fallbearbeitung.

Adaptive Prozesse

Während dynamische Prozesse (DCM) dem Benutzer viel Freiheit beim Erreichen des Zieles (Lösung des Case) lassen, heißt dies noch lange nicht, dass der Vorgang optimal bearbeitet wird. Wenn der Wissensarbeiter die Erfahrungen aus bereits abgeschlossenen Fällen nutzen kann und weitere Aktivitäten für die optimale Fallbearbeitung empfohlen bekommt, spricht man von „Adaptive Case Management“ (ACM). Der Begriff „adaptive“ bedeutet so viel wie „anpassungsfähig“, also die Lern- beziehungsweise Anpassungsfähigkeit des Systems.
Für die technische Umsetzung eines solchen Adaptive-Case-Management-Konzepts könnten intelligente (AI/ML-)Lernalgorithmen verwendet werden, die ein System dazu befähigen, Informationen aus vergangenen Cases automatisiert zur Verfügung zu stellen oder zu nutzen. Demnach können beispielsweise Algorithmen zur Anwendung kommen, die anhand von Informationen vergangener Prozessinstanzen Vorschläge für künftige Entscheidungen generieren oder sogar eigenständige Entscheidungen treffen. 

Robotic Process Automation

Bei dem Begriff „Robotic Process Automation“ beziehungsweise Roboter-gesteuerte Prozess-Automatisierung (RPA) handelt es sich um eine innovative Technologie, die Automatisierung von strukturierten Geschäftsprozessen durch Software-Roboter ermöglicht. Dabei handelt es sich um die automatisierte Bearbeitung von sich wiederholenden Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden. Diese Roboter sind Software-Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Software-Systemen nachahmen. Der Software-Roboter kann sich in eine Anwendung einloggen, Daten eingeben, Berechnungen durchführen, Dateien hoch- und herunterladen, sich abmelden etc. Die Vorteile von RPA sind vor allem Kostenersparnis durch Effizienz und Fehlervermeidung, lückenlose Dokumentation der Prozesse und steigende Mitarbeiter-Zufriedenheit (Befreiung von Routinearbeiten). Außerdem lässt sich diese Technologie schnell und effizient implementieren, ohne die bestehende Infrastruktur und Systeme zu verändern.
Um seinen Kunden die Möglichkeit zu bieten, die RPA-Technologie mit der Oracle Integration Cloud zu nutzen, ist Oracle eine Partnerschaft mit dem Hersteller UiPath, einem führenden RPA-Technologie-Anbieter, eingegangen. Zusätzlich zu der beschriebenen Effizienzsteigerung ermöglicht die UiPath-RPA-Plattform den Zugang zu Systemen, die kein API haben (zum Beispiel Mainframes), oder wenn es für ein bestimmtes System noch keinen Adapter gibt. Aber auch für den Fall, dass es Integrationsmöglichkeiten gäbe, ein komplexes Integrationsprojekt allerdings nicht wirtschaftlich wäre, weil etwa die System-Landschaft in der nahen Zukunft infolge einer Akquisition konsolidiert werden soll, bietet der Einsatz von RPA eine kostengünstige Alternative.
Um den Einsatz von UiPath RPA zu vereinfachen, bietet Oracle in der Integration Cloud einen UiPath-Adapter an. So lässt sich zum Beispiel mit dessen Hilfe ein Legacy-System in einen BPMN-Prozess einbinden (siehe Abbildung 5), daneben kann ein UiPath-Roboter einen BPMN-Prozess aufrufen, um etwa eine automatische Ausnahmebehandlung zu starten.

Fazit

Oracle Integration Cloud enthält neben der Integrationskomponente auch die Möglichkeit, sowohl strukturierte Prozesse mit BPMN und DMN als auch dynamische/unstrukturierte Prozesse (Dynamic Case Management) zu modellieren und auszuführen. Die Integration mit UiPath RPA bietet zusätzlich den effizienten und einfachen Einsatz von Robotic Process Automation. Weitere Informationen zu UiPath und der Partnerschaft mit Oracle unter https://www.uipath.com/partners/technology-partners/oracle und http://www.oracle.com/us/products/middleware/bpm/process-automation-rda-ds-4101031.pdf

Titelbild: © rawpixel

Abbildungen 1 - 5: