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  • Von: Sebastian Höing
  • Konferenz + Ausstellung Themen
  • 19.09.2017

„Wir sind keine reine IT-Abteilung mehr“

Mehrere Tausend Reparaturen am Tag bei hunderten Automodellen ergeben eine schier unendliche Menge an Kombinationen. Um hier die richtigen Preise zu finden, bedarf es eines gut funktionierenden Systems. Bei Carglass war dafür zehn Jahre die E-Business Suite (EBS) 11i im Einsatz und stieß langsam an ihre Grenzen. Sven Kinze, IT Business Analyst bei der Carglass GmbH und Speaker auf der DOAG 2017 Konferenz + Ausstellung, erklärt, wie komplex die Preisbestimmung ist und wie das Update auf EBS 12 über die Bühne ging.

Herr Kinze, bei Carglass ist über die Jahre ein Regelwerk zur Preisbestimmung mit tausenden Regeln und Millionen möglichen Kombinationen gewachsen. Wie überführt man ein solches Regelwerk von EBS 11i nach 12.1.3?

Das ist mit viel Arbeit verbunden. Wir starteten mit einer Analyse, um die unterschiedlichen Kriterien abzubilden, die im 11i-System abgelegt waren. Teilweise waren diese direkt im PL/SQL-Code verankert. Über die zehn Betriebsjahre der Version 11i ist daraus ein komplexes System geworden, in das immer wieder Erweiterungen geschrieben wurden. Anhand der gefundenen Kriterien konnten wir dann Gemeinsamkeiten finden, um diese in einem vereinfachten Modell abzubilden. Für das neue System war dieser Schritt wichtig, um zu wissen, was individuell abgebildet werden musste.

Wie behält man bei solch einem Projekt den Überblick?

Vor allem mit einer guten und detaillierten Planung und festen Testzyklen. Zu dem Zeitpunkt des Projekts war unsere Organisation noch nicht so agil aufgestellt, wie sie es heute ist. Daher haben wir das Upgrade mit einer klassischen Projektplanung umgesetzt. Allerdings entspricht das Standardvorgehen bei der Einführung von Oracle ERP-Systemen im Wesentlichen schon einer agilen Planung, da man bereits eng mit der Fachabteilung zusammenarbeitet und in iterativen Zyklen näher zum Ziel kommt. Dabei gab es dann aber keine Sprintzyklen wie im agilen Bereich von zwei oder drei Wochen, sondern eher von zwei bis drei Monaten.

Über welchen Zeitraum lief das Projekt bis zum Upgrade auf 12.1.3?

Mit den ersten Workshops haben wir im Sommer 2013 angefangen. Der tatsächliche Go-Live war dann Anfang 2016. Das mag auf den ersten Blick nach einer sehr langen Projektlaufzeit aussehen. Die Laufzeit begründet sich aber dadurch, dass ständig neue Anforderungen an das IT-System entstanden sind. Diese mussten dann parallel im alten und neuen System umgesetzt werden, damit die Systeme zum Zeitpunkt des Go-Live identisch waren. Hinzu kam der Aufwand für die intensiven Workshops und die Anforderungsanalyse mit den Fachabteilungen, in denen wir ständig analysiert haben, wie wir unsere Customizations durch Standardlösungen ablösen konnten.

Mit dem alten 11i-System mussten Sie die Regeln noch aufwendig und manuell in einer PL/SQL-Anwendung programmieren. Wie funktioniert das in EBS 12?

Aufgrund des Advanced Pricing in EBS 12 stehen den Mitarbeitern diverse Benutzeroberflächen zur Verfügung. Die Fachabteilungen können hier selber die Preismodelle konfigurieren oder bestehende Preismodelle anpassen. Zusätzlich dazu haben wir eine Protokollierungsfunktion, mit der das Pricing transparenter und revisionssicher wird. Wir können jetzt pro Auftrag über standardisierte Bordmittel von Oracle nachvollziehen, welche Regeln wirklich vom System angewendet wurden.

Bedeutet das neue System auch weniger Arbeit für Carglass?

Es bedeutet vor allem weniger Arbeit für die IT, da die Fachabteilungen Änderungen selber umsetzen können. Wir sind somit gegenüber unseren Partnern schneller geworden und können auf Preisanpassungen besser reagieren. Es können einfacher Änderungen am Systemsetup umgesetzt werden, ohne diese durch Release-Zyklen oder ähnliches zu schicken.

Und das IT-Team? Gab es da auch Änderungen in Richtung Agilität?

Das Projekt war wie bereits erwähnt eher klassisch aufgestellt. Erst nach dem Upgrade hat sich unsere IT-Abteilung gewandelt. Im Grunde sind wir auch keine reine IT-Abteilung mehr, sondern eine Digital- und IT-Abteilung mit einem Chief Digital Officer als Mitglied des Managements. Wir kümmern uns also auch um die Website, Onlinebuchungen und andere digitale Medien. Die Wandlung ist aber auch an unserem Büro erkennbar: Wir haben jetzt ein Großraumbüro mit „Breake Out Area“, mit Sofas, bemalten Wänden, Magnetwänden und Spielsachen für die Kreativität.

Warum sollte ein Teilnehmer der Konferenz Ihren Vortrag besuchen?

Ich denke, dass es Teilnehmer der Konferenz gibt, die ein ähnlich komplexes Preissystem haben, in das viel Custom Code eingeflossen ist und für die das Advanced Pricing perfekt passt. Wir möchten zudem unsere Erfahrungen mit anderen teilen und stehen dafür während des Vortrags und natürlich während der ganzen Konferenz zur Verfügung.

Sven Kinze hält auf der kommenden DOAG 2017 Konferenz + Ausstellung den Vortrag „Carglass kalkuliert, tauscht aus & setzt auf Advanced Pricing“. Tickets können hier erworben werden: 2017.doag.org/tickets