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Die GoBD und Oracle-Applikationen

Was Oracle-Anwender wissen müssen

Umsetzung der GoBD mit Oracle Applikationen

Grundsätze

Die Grundsätze der GoBD müssen von allen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen eingehalten werden.

Oracle Applikationen

Die Zugriffszenarien der GoBD in den Oracle Unternehmens-Applikationen ERP Cloud, E-Business Suite, JD Edwards und PeopleSoft sind nicht vorkonfiguriert.

So starten Sie durch

Wir geben Ihnen hier erste Informationen zum Thema GoBD und Oracle-Applikationen.

Oracle-Anwender müssen nachbessern

Anwender von Oracle Unternehmens-Applikationen, wie der ERP Cloud, E-Business Suite, JD Edwards, PeopleSoft oder Hyperion EPM, stehen vor besonderen Herausforderungen. Dirk Blaurock, Themenverantwortlicher ERP-Finanzapplikationen bei der DOAG, schätzt die Lage so ein: „Die Zugriffsszenarien sind in den Oracle-Applikationen gemäß den deutschen Standards nicht vom Hause aus vordefiniert und müssen erst kundenspezifisch entwickelt oder mit vordefinierten Lösungen von Partnern umgesetzt werden." Was müssen Oracle-Kunden wissen, um sich auf eine digitale Betriebsprüfung vorzubereiten?

Die GoBD

Mit der Aktualisierung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) konkretisierte das Bundesfinanzministerium Ende 2014 die Vorgaben für eine elektronische Buchführung.

Aus Sicht der Finanzverwaltung ergeben sich danach Grundsätze für den Einsatz von IT in der Buchhaltung und den Zugriff auf Daten sowie Angaben zum Führen einer konkreten und vollständigen Verfahrensdokumentation. Diese Grundsätze sind von allen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und bestimmte Anforderungen an die aufbereiteten Daten müssen eingehalten werden.

Finanzverantwortliche in den Unternehmen sollten die Grundsätze der GoBD zu einer ersten Analyse aller relevanten Prozesse nutzen und diese an die aktuelle Rechtslage anpassen. Bisher haben Finanzämter und -prüfer bei Oracle-Kunden oft ein Auge zugedrückt und die betriebliche Lage häufig geschätzt, wenn die erforderlichen Zahlen nur durch ein individuelles Excel-Instrumentarium belegt oder nur nach mehrmaligen Nachfragen geliefert werden konnten.

Das wird sich nach Aussagen der Finanzbehörden in Zukunft aber ändern, und Oracle-Kunden sollten sich darauf gut vorbereiten. Auch auf dem im Oktober stattfindenden DOAG Financial Day sind das die spannenden Themen. Unter aktiver Mitwirkung der Finanzbehörden vermittelt das Event Wissen und Best Practices für Oracle-Applikationskunden zu den betrieblichen Anforderungen der Ämter.

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GoBD-Grundsätze und Zugriffsszenarien

Die GoBD sind nicht nur relevant für die Buchführung und sonstiger steuerrelevanter Daten. Sie umfassen auch Vor- und Nebensysteme, wie Material- und Warenwirtschaft mit Enterprise-Resource-Planning (ERP). Die GoBD definieren klare Grundsätze zur ordnungsgemäßen IT-gestützten Buchführung:

  • Vollständigkeit,
  • Ordnung,
  • Belegwesen,
  • Datensicherheit,
  • Unveränderbarkeit,
  • Aufbewahrung,
  • Nachvollziehbarkeit,
  • Datenzugriff.

Diese Grundsätze sollen nicht nur die vollständige und eindeutige Buchführung und Verfahrensdokumentation sicherstellen. Sie sollen auch gewährleisten, dass Finanzämter und Betriebsprüfer Zugriff auf die Daten haben und diese auch lesen und in einer angemessenen Zeit auswerten können. Weitere Informationen zur Verfahrensdokumentation finden sich hier: www.verband-e-rechnung.org

Die folgenden drei Szenarien für einen Datenzugriff müssen innerhalb der Software geschaffen werden.

Der Betriebsprüfer greift vor Ort selbst auf die Daten des Unternehmens zu. Der Steuerpflichtige muss dem Prüfer direkten Lesezugang zu den steuerrelevanten Daten verschaffen und Hard- und Software zur Verfügung stellen. Über eingeschränkte Zugriffsrechte kann der Steuerprüfer Berichte und Auswertungen direkt erzeugen.

Der Zugriff auf steuerrelevante Daten erfolgt indirekt mit Unterstützung eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen oder einem beauftragten Dritten. Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen verlangen, dass die Daten nach Vorgaben ausgewertet werden oder von einem Dritten auswerten lässt, um einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können.

Dem Betriebsprüfer werden die prüfungsrelevanten Daten in einem speziellen Format auf einem Datenträger übergeben. Die Finanzbehörden werten dies zum Beispiel mit der IDEA-Software aus. Für den datenkonformen Austausch schlägt die Finanzverwaltung hierzu ein spezielles Format vor.

IDEA-Software und prüfungsrelevante Daten

Finanzprüfer und Finanzbehörden benötigen die Daten der Unternehmen in einem bestimmten Format. Gelesen wird dieses in den Finanzämtern häufig mit der IDEA-Software. Die Oracle-Applikationen können Daten natürlich exportieren, jedoch gibt es im Standard erst einmal keine Exportformate, welche mit IDEA gelesen werden können. Welche Daten aus Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung steuerrelevant sind, ist oft eine Einzelfallentscheidung, da es keinen festgeschriebenen Katalog der Finanzbehörden gibt.

Im Interesse des Unternehmens liegt es dann, den Zugriff nur auf prüfungsrelevante Daten zu gewähren. Die Daten sollten sachlich und zeitlich eingeschränkt werden, wenn ein unmittelbarer oder mittelbarer Zugriff durch den Finanzprüfer erfolgt. In der E-Business Suite erfolgt diese Abgrenzung zum Beispiel bereits über das Berechtigungssystem. Mittlerweile bieten mehrere Dritthersteller spezielle GoBD-Tools und Add-ons für Oracle ERP Cloud, E-Business Suite oder JD Edwards an, die einen Zugriff für den Steuerprüfer ermöglichen oder bestimmte Daten in korrekter Weise exportieren können.

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