1. Legen Sie den Leistungsumfang frühzeitig und präzise fest.
Es ist der erste Schritt zur Vorbereitung eines Oracle E-Business Suite-Upgrades: Sobald die Entscheidung gefällt wurde, fängt die Planung an. Es ist eine langwierige Aufgabe, die aber bei der Umsetzung viel Zeit, Kosten und Nerven erspart. Legen Sie den genauen Leistungsumfang (Scope) fest. Dies bildet die Grundlage für die spätere Budgetkalkulation, den Zeitplan und die Ressourcenplanung.
Um mögliche Konflikte vorzubeugen, sollte auch die Erwartungshaltung mit dem Projekt-Sponsor abgestimmt werden. Dabei ist es wichtig, auch im Gespräch mit den jeweiligen Fachbereichen zu klären, inwieweit das bestehende System ihre Anforderungen abdeckt. Vielleicht müssen neue Features und/oder Module implementiert oder bestehende Zusatzentwicklungen eliminiert werden. Daraus leitet sich auch die Entscheidung für einen rein technischen Upgrade, einen technischen Upgrade mit Funktionserweiterungen oder eine Neuimplementierung ab.
2. Ermitteln Sie alle Zusatzentwicklungen und bewerten Sie die Auswirkungen durch den Upgrade.
Häufig ist das Customizing des bestehenden Systems nicht oder nur geringfügig dokumentiert. Ob Anpassungen (z. B. Personalisierungen, Workflows), individuelle Entwicklungen (z. B. Reports, Trigger, Packages, Tabellen, Views, Indexe), Schnittstellen bzw. Integrationen zu anderen Systemen – oftmals besteht eine gewisse Intransparenz, die es zu beseitigen gilt. Da hilft nur ein Katalog, in dem alle Zusatzentwicklungen beschrieben werden – idealerweise sollte dieser bereits bei der Festlegung des Leistungsumfangs vorliegen, da er als Entscheidungsgrundlage für weitere Maßnahmen fungiert. So können Sie beispielsweise am besten einschätzen, welche Zusatzentwicklungen Sie migrieren und welche Sie eliminieren können.
Ziehen Sie in diesem Katalog auch die Auswirkungen in Betracht: Seien es strukturelle Änderungen der E-Business Suite (z. B. Multiple Organizations Access Control (MOAC), Subledger Accounting, Trading Community Architecture (TCA)) oder Datenmodelländerungen – aus Ihrer Analyse ergibt sich für die jeweiligen Zusatzentwicklungen ein Migrationsplan bis hin zur Entscheidung für eine Neuentwicklung.
3. Entwickeln Sie eine stabile Teststrategie.
Dies kann nicht genug betont werden: Der Projekterfolg hängt im Wesentlichen von einer erfolgreichen Teststrategie ab. Es ist der wichtigste und am häufigsten unterschätzte Teil des Upgrades. Wer an dieser Stelle Test Cases für die Funktionstests und die End-to-End Tests aller Geschäftsprozesse erstellt, ist für einen gelungenen Projektverlauf klar im Vorteil.
Hier kann man sich übrigens die Arbeit erleichtern und von Test Cases des bestehenden Systems ausgehen. Natürlich sind hinsichtlich der neuen Funktionen und Prozessänderungen gewisse Anpassungen und Erweiterungen notwendig, aber man fängt zumindest nicht bei null an. Bei den Tests sollte übrigens immer ein vollständiger Monatsabschluss durchgeführt werden.
Für die Test Cases können die Fachbereiche ruhig eingebunden werden. Wer kennt die Prozesse besser als sie? Idealerweise erstellen die Fachabteilungen die Test Cases selbst und führen dann die Tests selber durch. Damit alles reibungslos über die Bühne geht, sollte der Fachbereichsleiter die Verfügbarkeit der Anwender prüfen und ihre Teilnahme an den Tests verbindlich zusagen. Wenn die Testzyklen für die CRPs, den SIT und den UAT auch noch in einem Testplan festgelegt werden, steht einem guten Ablauf nichts mehr im Weg.
Bleibt noch das Monitoring und Tracking der Fehler: Dafür sollte am besten ein Testverantwortlicher benannt werden, der den Überblick über alle Fehler und Probleme behält und deren Behebung begleitet.
4. Verlieren Sie die Upgrade-Downtime nicht aus den Augen.
Schieben Sie es nicht vor sich her: Die Downtime für den Upgrade kann von Anfang an in alle Planungen mit einbezogen werden. Den E-Business Suite-Upgrade sollten Sie im Rahmen des Aufbaus von Test- und CRP-Umgebungen mehrmals vollständig testen, um sicher zu gehen, dass er im vorgesehenen Zeitfenster realisierbar ist.
Ein Upgrade-Plan verändert sich stets weiter: Lassen Sie die Ergebnisse ihrer Tests einfließen und halten Sie die jeweiligen Durchführungszeiten fest. So sollte im Verlaufe der Zeit ein sehr genauer Upgrade-Plan entstehen.
Wer sich die Arbeit erleichtern will, sollte sich ausschließlich auf den Upgrade konzentrieren. Falls Sie Upgrades von Hardware, Betriebssystem oder Datenbank geplant haben, sollten diese Projekte bereits einige Monate vor dem eigentlichen E-Business Suite-Upgrade durchgeführt werden.
5. Achten Sie auf die richtige Zusammensetzung und Größe des Projektteams.
Nicht zu groß, aber auch nicht zu klein – es ist nicht so einfach, das Projektteam richtig zu besetzen. Häufig werden die Aufwände hier unterschätzt. Dabei bringt eine Aufstockung des Projektteams während des Projekts zumeist nicht mehr den gewünschten Erfolg.
Deswegen ist es ausschlaggebend, alle Rollen im Projektteam zu identifizieren. Als Projektleiter benötigen Sie technische und funktionale Berater sowie Datenbankadministratoren. Vor allem der Umfang der zu migrierenden Zusatzentwicklungen muss sich in einer ausreichenden Anzahl technischer Berater niederschlagen. Natürlich sollten auch Mitarbeiter aus den Fachbereichen eingebunden werden, die während dieser Zeit keine operativen Aufgaben haben.
6. Lassen Sie die Fachbereiche Verantwortung übernehmen.
Häufig werden die Mitarbeiter der Fachbereiche bei Upgrade-Projekten nur unzureichend eingebunden, da der Fokus sehr techniklastig ist. Damit werden Potenziale für Prozessverbesserungen verschenkt. Dies kann auch die Akzeptanz des neuen Systems durch die Anwender gefährden. Die Mitarbeiter der Fachbereiche sollten insbesondere für die Tests in den Conference Room Pilots und den abschließenden UAT die Verantwortung übernehmen. Schulungen der Anwender sollten in der Regie der Fachbereiche erfolgen und durch die funktionalen Berater entsprechend unterstützt werden.
7. Erstellen Sie einen realistischen, detaillierten Projektplan.
Insbesondere für die Migration der Zusatzentwicklungen, die Datenmigration und die Tests müssen eigene Pläne her. Häufig wird da von einem Go-Live-Termin ausgegangen und dann zurückgerechnet. Das ist ein Fehler. Ein realistischer, detaillierter Plan, der alle Aufgaben und Ressourcen (Personal, Infrastruktur, Hardware, etc.) berücksichtigt, sollte immer in einer Vorwärtsplanung erstellt werden.
8. Berücksichtigen Sie Prozessveränderungen und schulen Sie Ihre Anwender.
Schulungen werden bei Upgrades oft sehr stiefmütterlich behandelt. Für eine gute Akzeptanz und reibungslose Nutzung des neuen Systems ist es unerlässlich, dass die Anwender mit den Prozessänderungen und den neuen Funktionen vertraut gemacht werden. Dies kann über die Teilnahme an Conference Room Pilots erfolgen, oder durch spezielle Schulungen. Diese sollten die Key User der Fachbereiche vorbereiten und gemeinsam mit den funktionalen Beratern durchführen.
9. Legen Sie fest, welche historischen Daten übernommen werden.
Unter dem Stichwort „Upgrade by Request“ gibt es viele Möglichkeiten, das Datenvolumen bei der Übernahme der historischen Daten zu beschränken, um somit die Laufzeit und Downtime zu reduzieren. Ältere Daten können zu einem späteren Zeitpunkt noch übernommen werden.
Das Thema Datenmigration sollte in einem eigenständigen Teilprojekt bearbeitet und geplant werden. Auch da ist eine gute Absprache mit den Fachbereichen notwendig: Klären Sie frühzeitig, welche Daten unbedingt übernommen werden müssen und ob eine Datenbereinigung möglich ist.
10. Halten Sie das Projektteam bis zum ersten Monatsabschluss im Projekt.
Da sich ein Upgrade der E-Business Suite vor allem in den Bereichen Buchhaltung und Steuer auswirken, sollte das Projekt erst nach dem ersten Monatsabschluss beendet werden. So kann das gesamte Projektteam bei der Durchführung des ersten Monatsabschlusses unabsehbare Probleme umgehend lösen. Zudem können die Projektmitarbeiter das System überwachen und die Anwender bei auftretenden Fragen mit Rat und Tat unterstützen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, bereits einige Tage vor dem Monatsende einen Monatsabschluss zu „simulieren“, um frühzeitig Unstimmigkeiten beheben zu können.
