Die Anzahl der Meetings hat im Homeoffice zugenommen. Dailys, Check-Ins, Workshops, Team-Meetings, Retros, Sprint-Wechsel, Planning uvm. Doch schnell findet man sich in zu vielen überlappenden Meetings wieder. Die Zeit für Tätigkeiten wird knapp. Spontane Termine lassen sich kaum noch finden, da die Kalender übervoll sind. Wer kennt das nicht?
Umso wichtiger wird eine sorgfältige Vorbereitung und Durchführung eines Meetings. Die meisten der folgenden Maßnahmen gelten auch für Präsenztermine:
- Plane den Meetingbeginn um fünf Minuten versetzt und versende die Einladung mit einer Startzeit wie 09:05 oder 13:35. Bei aufeinanderfolgenden Meetings bleiben ein paar Minuten zum Durchschnaufen oder bei Präsenzterminen für einen Raumwechsel. Behalte als Einladende(r) die Zeit im Blick und achte beispielsweise auf einen pünktlichen Beginn und ein pünktliches Ende.
- Wirst du zu einem Meeting eingeladen, sage verbindlich zu oder ab. Mit einer Zusage unter Vorbehalt ist keinem geholfen. Blocke dir stattdessen Zeiträume in deinem Kalender, an denen du zum Beispiel an Projektthemen arbeitest und keine Termine annimmst.
- Kein Meeting ohne Agenda: Verschicke eine Agenda mindestens einen Tag vorher. Mit klar festgelegten Themen kann jeder entscheiden, ob eine eigene Teilnahme notwendig ist. Wenn du zu einem Meeting eingeladen bist, stelle dir die Frage "Was kann ich beitragen?" und sage entsprechend zu oder ab.
- Schalte deine Kamera ein. Dies erhöht die Kommunikation und zeigt, dass du aktiv am Meeting teilnimmst und dich nicht anderweitig beschäftigst. In Ausnahmefällen wie bei schlechter Verbindungsqualität kann die Kamera ausgeschaltet bleiben.
- Erstelle ein Protokoll als Einladende(r) oder delegiere das Protokollieren. Vor allem beim Arbeiten über Remote nimmt die Wichtigkeit einer Dokumentation zu. Außerdem ist ein Protokoll sinnvoll, so dass nicht jede(r) teilnehmen muss, ohne zu befürchten, Informationen zu verpassen. Am besten wird das Protokoll inkl. ToDos zeitnah an einer zentralen, bekannten Stelle veröffentlicht und nicht per Mail verschickt.
Andreas Buckenhofer
DOAG DB Community Stellv. Themenverantwortung Soft Skill,
Mitglied der Delegiertenversammlung Data Analytics
