Diese oder ähnliche Fragen erreichen die DOAG immer wieder, insbesondere dann, wenn die Zu- und Absagen für die DOAG Konferenz + Ausstellung, die im Herbst stattfindet, versendet worden sind. Da diese Fragestellung aufgrund der Menge der eingereichten Präsentationen nicht in allen Fällen individuell beantwortet werden kann, soll hier nun das grundsätzliche Verfahren erläutert werden, wie das DOAG-Konferenzprogramm zustande kommt – unter besonderer Berücksichtigung des Datenbank- und Infrastruktur-Streams, da er der umfangreichste ist, der Autor diesen Stream leitet und sich somit hier am besten auskennt.
Die Bewertungsphase
Zu Beginn des Jahres trifft sich die DOAG Datenbank Community, um aus der Erfahrung der vergangenen DOAG-Konferenz Verbesserungen abzuleiten und die Datenbank-Schwerpunkte sowie aktuelle Themen des kommenden DOAG-Datenbank-Streams festzulegen. Die DOAG Infrastruktur Community geht analog vor. Dies mündet in die folgende DOAG-Vorstandssitzung, in der die Streams und die Anzahl der Vorträge pro Stream definiert werden. Daran schließt sich die Formulierung des "Call for Papers" und dessen Beginn an. Ab dem Start des "Call for Papers" können benannte DOAG-Leitungskräfte (in der Regel Mitglieder der jeweiligen DOAG Community) und die Vertreter der Österreichischen und Schweizerischen Oracle-Anwendergruppen die eingereichten Präsentationen auf einer Skala von 1 (sehr gewünscht) bis 5 (nicht gewünscht) bewerten und auch jeden eingereichten Vortrag oder Referenten kommentieren. Dies ist bis ca. eine Woche nach Beendigung des "Call for Papers" möglich. Diese Bewertungen werden streng vertraulich behandelt und nicht nach Außen weitergegeben. Auch der jeweilige Referent bekommt die Bewertung für seine eingereichten Vorträge nicht, da der Aussagewert ohne den jeweiligen Kontext gering ist. Im Verlauf des Bewertungsverfahren kommt es dann auch vor, dass Bewerter der Meinung sind, das eine Präsentation besser in einen anderen Stream passt und teilen dies dann dem entsprechenden Stream-Leiter mit. Wenn sich die beiden jeweiligen Stream-Leiter einig sind, wird der Wechsel des Vortrags in den anderen Stream veranlasst.
Die Stream-Auswahl
Im Anschluss an das Bewertungsverfahren stellt nun der jeweilige Stream-Leiter seinen attraktiven, kurzweiligen und interessanten Stream zusammen. Die Kriterien hierfür sind:
- Durchschnittsbewertung
- Bevorzugunbg von Endkundenberichte
- Förderung von Referentinnen
- Vielfalt / Ausgewogenheit der Themen
- Vielfalt / Ausgewogenheit der Zielgruppen
- Vielfalt / Ausgewogenheit der Referenten
- Ausgewogenheit zwischen deutschsprachigen und englischsprachigen Präsentationen
- Angemessene Berücksichtigung der Referenten aus allen drei Veranstalterländern
- Vortrag darf in Europa noch nicht gehalten worden sein
- Kommentare der Bewerter
- Max. 20% Vorträge von Oracle
- Keine Dominanz einzelner Referenten
- Keine Dominanz einzelner Firmen
- Angemessene Berücksichtigung der Aussteller
- Keine Marketingvorträge
- Jeder Tag muss gleichwertig / vielfältig sein
- Zuordnung zur passenden Raumgröße
- Identifizierung der Vorträge, die simultan übersetzt werden sollen
- Ähnliche Themen zu unterschiedlichen Zeiten
Dies mündet dann in den ersten Datenbank- und Infrastruktur-Stream-Entwurf, der noch mit den Repräsentanten der Österreichischen und Schweizerischen Oracle-Anwendergruppe abgestimmt wird, sowie von den Mitgliedern der DOAG Datenbank Community und der DOAG Infrastruktur Community qualitätsgesichert wird. Die DOAG-Themenverantwortlichen der DOAG Datenbank Community und der DOAG Infrastruktur Community haben dabei die Aufgabe aus ihrer jeweiligen Perspektive zu prüfen, ob ihre Themen und Referenten angemessen und überschneidungsfrei im Datenbank- und Infrastruktur-Stream vorkommen. Dann wird der daraus entstandene Entwurf von der DOAG-Geschäftsstelle mit den Programmentwürfen der anderen Streams konsolidiert. Auch wird ein Teil der Vorträge als Stand-By-Vorträge gekennzeichnet, da es erfahrungsgemäß nach der Zusage über die Annahme des Vortrages in das Konferenzprogramm auch immer wieder zu Absagen von Referenten kommt. Dies bedeutet, dass der Referent seinen Vortrag vorbereitet und in der Lage sein muss, kurzfristig einen ausgefallenen Vortrag zu ersetzen.
Die Programm-Entwicklung und Veröffentlichung
Danach tagt dann die DOAG-Programmkommission, zu der der DOAG-Vorstand und die einzelnen Stream-Leiter gehören, um das komplette Programm final zu verabschieden. Dabei wird besonders geprüft, das Stream-übergreifend nicht ein Referent zu selben Zeit in zwei Räumen einen Vortrag halten soll oder ähnliche Vortragsthemen in unterschiedlichen Streams nicht zur gleichen Zeit im Programm sind. Auch wird streamübergreifend die Dominanz einzelner Firmen und Referenten geprüft.
Im nächsten Schritt versendet nun die DOAG-Geschäftsstelle die Zusagen an die jeweiligen Referenten und danach die Absagen. Nun beginnt die DOAG-Geschäftsstelle mit der Erstellung des Flyers und der Veröffentlichung des Programms auf der Konferenz-Website.
Im Nachgang besteht für die regionalen Repräsentanten der DOAG die Möglichkeit, die Referenten der nicht ausgewählten Vorträge anzufragen, ob sie bereit wären den Vortrag im Rahmen eines DOAG-Regionaltreffens zu präsentieren. Dazu bekommen die regionalen Repräsentanten den Titel und die Beschreibung des Vortrages, sowie die Kontaktdaten des Referenten. Sie bekommen nicht die Bewertungsinformationen.
Für Anregungen und Fragen stehe ich gerne zur Verfügung: Christian.Trieb@~@doag.org
