Obwohl Smartphones und Tablets nicht mehr wegzudenken sind, bleibt das enorme Potential mobiler Endgeräte im Unternehmensumfeld größtenteils verkannt. Während viele Firmen eine mobile Anbindung an Bürokommunikation-Software ermöglichen, ist die reale Integration mobiler Technologien in die Geschäftsprozesse indes eher eine Seltenheit. DOAG Online zeigt, wie Unternehmen den Sprung in die mobile Welt schaffen.
Mobile Technologien
Gemäß der Devise "Bring-Your-Own-Device" (kurz: BYOD) erlauben viele Unternehmen die Anbindung privater Geräte an die Firmen-Infrastruktur. Sind die Mitarbeiter mobil, so können viele Abläufe beschleunigt werden. Viele Firmen setzen an dieser Stelle überwiegend auf einen Zugang zur Bürokommunikation: Mitarbeiter lesen und beantworten ihre E-Mails von unterwegs oder erstellen Termine im Kalender der Groupware. Solang Mobilität außerhalb der Unternehmensprozesse stattfindet, bleiben die wichtigsten Vorteile von Smartphones und Tablets ungenutzt. Zu diesem Zeitpunkt kann ein Großteil der Firmen die Auswirkungen mobiler Unternehmensanwendungen auf ihre Geschäftsabläufe nur schwer einschätzen.
Das Potenzial der Mobilität
Mobil integrierte Geschäftsprozesse profitieren vor allem von der höheren Erreichbarkeit und der Ortsunabhängigkeit der partizipierenden Mitarbeiter. Inzwischen haben Abteilungen das mobile Potenzial für die Gestaltung ihrer Geschäftsprozesse entdeckt. Mit der Absicht, ihre Abläufe zu mobilisieren, arbeiten sie an geeigneten Lösungen.
Neue Oberflächen
Die geringe Darstellungsfläche auf Smartphones zwingt Entwickler dazu, neue Oberflächen zu erstellen. Dadurch verringert sich die Anzahl der Funktionen, die der Nutzer auf einen Blick zu sehen bekommt. Viele Benutzer empfinden diese Reduzierung als Arbeitserleichterung und ziehen diese Oberfläche der eines Desktop-PCs vor, bei dem sich die Suche nach denselben Funktionen aufgrund komplexer Menüstrukturen beschwerlicher gestaltet.
Sensoren
Inzwischen besitzen mobile Endgeräte eine Vielzahl von sensorischen Möglichkeiten – wie beispielsweise die Ortung der eigenen Position oder das Erfassen von audiovisuellen Medien. Mithilfe dieser Sensoren lassen sich Medienbrüche verhindern.
Höhere Erreichbarkeit und kontextualisierte Informationen
Neben der sensorischen Erfassbarkeit mobiler Systeme profitieren Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Smartphones und Tablets auch von einer höheren Erreichbarkeit. Prof. Rahul C. Basole von der Georgia Tech in Atlanta subsumiert den Nutzen für Unternehmen auf drei Bereiche: Effektivität, Effizienz und Bequemlichkeit. Informationssysteme können, sofern sie in den richtigen Bereichen eingesetzt und den richtigen Mitarbeitern zu Verfügung gestellt werden, zu einem agileren, adaptiveren und kosten-effizienteren Unternehmen führen. Zeitkritische Abläufe werden beschleunigt und profitieren von ortsbezogenen Informationen, direkt am „Point-Of-Action“. Durch den allgegenwärtigen Zugang zu qualitativ besseren Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort sind Mitarbeiter in der Lage, bessere Entscheidungen zu treffen (siehe Abbildung 1).
Angst vor der "Wartungshölle"
Die geringe Geschwindigkeit, mit der mobile Lösungen eingeführt werden, ist häufig auf Bedenken zu Sicherheit, Reife und Weiterentwicklung der aktuell verfügbaren Technologien zurückzuführen. Stattdessen stehen Ängste im Vordergrund, die das ökonomische Risiko, die Komplexität der Entwicklung und den Zeitpunkt bei der Mobilisierung von Prozessen betreffen.
Wer sich mit dem Thema auseinandersetzt, fürchtet bald einen „Flickenteppich“ mobiler Anwendungen, der sich aus unterschiedlichen Technologien mit verschiedenen Anbindungen an das Unternehmen zusammensetzt. Für den Betrieb kann eine solche IT-Landschaft nur als „Wartungshölle“ bezeichnet werden. Doch wie kann man ein solches Worst-Case-Szenario verhindern?
Ansatz für Integration mobiler Geräte
Um eine umfassende Lösung für die Integration mobiler Geräte in Geschäftsprozessen zu finden, empfiehlt es sich, zwei unterschiedliche Perspektiven auf das Thema einzunehmen: Aus dem strategischen Blickwinkel sind Prozesse mit den größten Nutzungspotenzialen zu identifizieren und eventuell an mobile Szenarien anzupassen. Aus technischer Perspektive muss in erster Linie eine geeignete Technologie ausgewählt werden, um die Anforderungen einer mobilen Unternehmenssoftware zu erfüllen.
Aspekte des mobilen Business
Im ersten Schritt müssen die Prozesse dargelegt werden, die die größten Mobilisierungspotenziale aufweisen. Danach untersucht das zuständige Team die Abläufe im Hinblick auf ihren wirtschaftlichen Mehrwert bei einer Mobilisierung. Beispielsweise mithilfe des Mobile Process Landscaping können Architekten entsprechende Prozesse lokalisieren, um danach mit dem Mobility-M-Modell den finanziellen Erfolg der Mobilisierung festzustellen. Dazu wird die Theorie der informationellen Mehrwerte nach Kuhlen auf die Anbindung mobiler Anwendungssysteme bezogen.
Bezüglich der Beschreibung dieser Methoden sei hier nur Folgendes zusammenfassend erwähnt: Besonderes Augenmerk sollte auf die Geschäftsprozesse gerichtet werden, die zeitkritisch sind, an unterschiedlichen Orten durchgeführt werden oder viele Medienbrüche beinhalten. Im weiteren Verlauf unterscheidet man zwischen der einfachen Anbindung an ein mobiles System und der Anpassung des Prozesses.
Mobile Business Process Improvement
Macht die Organisation ihre bestehenden Prozesse lediglich durch mobile Endgeräte zugänglich, so spricht man vom Mobile Business Process Improvement. Der dominierende Vorteil dieser Methode ist die einfache Effizienzsteigerung durch eine Beschleunigung der Durchlaufzeiten.
Dabei fließt nicht die volle Bandbreite der technologischen mobilen Funktionen in den Prozess mit ein. Unbenutzt bleiben zum Beispiel die Anreicherung durch kontext-basierte Informationen oder die Qualitätssteigerung durch sensorische Werte.
Angesichts der reinen Anbindung mobiler Mitarbeiter an die bestehende Prozesskette ist dies die günstigste Form einer Mobilisierung. Jedoch geht bei dieser Variante viel Potenzial verloren und der Wettbewerbsvorteil wird entsprechend geringer ausfallen, als es bei einem Mobile Business Process Reengineering der Fall wäre.
Mobile Business Process Reengineering
Im Gegensatz zum Mobile Business Process Improvement zielt das Mobile Business Process Reengineering auf eine Neugestaltung des gesamten Geschäftsprozesses ab. Dabei werden die neuen technologischen Möglichkeiten berücksichtigt. Um den größtmöglichen Nutzen zu erreichen, betrachtet der Architekt nicht nur einzelne Prozesse. Stattdessen möchte er die Prozess-Landschaft des Unternehmens grundlegend überarbeiten. Auf diese Weise nutzen Organisationen die vollen Potenziale mobil integrierter Geschäftsprozesse.
Formen der Mobilität
Bevor es an die Auswahl einer geeigneten Technologie beziehungsweise Architektur zur Integration mobiler Lösungen geht, muss die Organisation analysieren, welche Formen der Mobilität in welchen Prozessen vorhanden sind. Fragen wie „Welche Mitarbeiter sind involviert?“ und „Wie mobil sind die Tätigkeiten?“ führen hier weiter.
Auf diese Weise lassen sich vier Gruppen von mobilen Mitarbeitern in Unternehmen differenzieren.
- Die erste Gruppierung ist lediglich innerhalb des Firmengeländes mobil und bewegt sich damit innerhalb der Strukturen, die vom Unternehmen frei beeinflusst werden.
- Eine weitere Gruppe sind die Mitarbeiter, die ihren Arbeitsauftrag nicht nur auf dem Firmengelände erledigen, sondern regelmäßig die Firmengrenzen verlassen.
- Angestellte, die ihr komplettes operatives Geschäft mobil durchführen, stellen eine weitere Gruppe mobiler Mitarbeiter.
- Die letzte Gruppe bilden Entscheidungsträger. Selbst wenn ein Entscheidungsträger seine gesamte Arbeitszeit auf dem Firmengelände verbringt und somit eigentlich auch Bestandteil der ersten Gruppe wäre, so bekleidet er in vielen Prozessen eine verantwortliche Position und blockiert die Abläufe, wenn beispielsweise eine Genehmigung benötigt wird. Deshalb sind diese Mitarbeiter einer eigenen Gruppe zugeordnet.
Technologische Anforderungen
Hat die Organisation die Prozesse lokalisiert und gegebenenfalls angepasst, kann die IT mit der technischen Realisierung beginnen. Neben den Anforderungen, die der jeweilige Prozess definiert, stellt die Entwicklung für mobile Geräte aufgrund der neuen Geräteklasse zusätzliche Anforderungen.
Geringere Rechenleistung berücksichtigen
Der geringe Formfaktor hat zur Folge, dass nahezu alle Ressourcen auf den Geräten nur in beschränkten Größen vorhanden sind. Obwohl Prozessorgeschwindigkeit und Arbeitsspeicher auf den Spitzengeräten inzwischen einen Grad erreicht haben, der durchaus mit kleinen Desktop-PCs mithalten kann, so muss man sich doch an den Durchschnittswerten des Marktes orientieren und eventuell Geräte unterstützen, die nur geringe Rechenleistung bereitstellen.
Umdenken bei der Entwicklung von UI
Die geringe Größe der mobilen Geräte erfordert zudem ein Umdenken bei der Entwicklung von Oberflächen. Zum einen ist der Platz für die Darstellung sehr eingeschränkt und erfordert Kreativität bei der Strukturierung der Oberfläche, zum anderen sind neue Bedienkonzepte durch Wischgesten und die Eingabe mit einem oder mehreren Fingern hinzugekommen.
Das "mobile Dilemma"
Bei den üblichen Infrastrukturen, in denen Unternehmensanwendungen betrieben werden, bricht die Datenverbindung nahezu niemals ab. Mobile Geräte hingegen arbeiten autark und müssen sich permanent wandelnden Umweltbedingungen fügen.
So kann die verfügbare Bandbreite zwischen 177.6 KB/s (GPRS) und 1 GB/s (802.11ac) schwanken. Kurz: Es muss jederzeit mit Verbindungsabbrüchen gerechnet werden. Deshalb muss die eingesetzte Technologie in der Lage sein, die benötigten Daten vorzuhalten. Damit müssen auch kritische Unternehmensinformationen auf dem Gerät gespeichert sein, die im Falle eines Diebstahls oder Verlusts leicht in falsche Hände geraten können.
Aus Sicherheitsgründen sollten Anwender also so wenige Daten wie möglich auf den Geräten speichern und diese stattdessen auf den besser gesicherten Unternehmensservern belassen. Gleichzeitig sollten aber auch so viele Informationen wie nötig auf den Geräten verbleiben, um das Weiterarbeiten in Offline-Szenarien zu gewährleisten. Diesen Widerspruch bezeichnet man als das „mobile Dilemma“.
Eine geeignete Technologie für die Entwicklung von mobilen Unternehmensanwendungen muss sich also bei geringer Bandbreite an die Unternehmensdienste anbinden lassen, die abgerufenen Informationen persistieren können und diese zugleich verschlüsseln. Zusätzlich sollten die Entwickler die Oberflächen auf die mobilen Geräte abstimmen und den Zugriff auf die vorhandenen Sensoren ermöglichen. Außerdem muss die Anwendung auch ohne Datenverbindung betrieben werden können.
Diese allgemeinen Anforderungen decken wohl einen Großteil der möglichen Anwendungsfälle in Prozessen ab. Je nach Mobilitätsgrad können die Anforderungen auch wesentlich geringer ausfallen. Beschränkt sich der Kreis der Anwender beispielsweise auf Mitarbeiter, die lediglich innerhalb der Unternehmensgrenzen mobil sind, so können die Voraussetzungen der Infrastruktur so gestaltet werden, dass persistierte Informationen auf dem Gerät so gut wie ausgeschlossen sind.
