Relativ kurzfristig nach der Messe nahm ich noch einmal per E-Mail Kontakt auf und brachte meine Bewerbungsunterlagen vorbei. Bald kam dann schon die eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Das Gespräch war sehr angenehm. Kurze Zeit später bekam ich einen Anruf und erfuhr, dass man sich für mich entschieden hatte. Ich würde also Business Consultant werden.
Der erste Arbeitstag. Nach Klärung des Organisatorischen bekam ich einen Rechner mit Zugang zu einer Testinstanz, ein paar Handbücher und eine ausführliche Einführung in die Oracle E-Business Suite (EBS). Für mich sollte es im Bereich EBS Financials losgehen. Relativ zeitig fing ich an, die ersten Testfälle mit Lieferantenrechnungen durchzuführen. Ich dachte mir nur: „Jetzt wirst du aber ganz schön ins kalte Wasser geworfen“. Aber das gefiel mir sehr gut. Ausserdem war ich nicht ohne rettende Hände.
Ich merkte relativ schnell, dass ich ausnahmslos alle Kolleginnen und Kollegen fragen konnte und auch sollte. In so einem umfassenden Gebiet wie EBS Financials gibt es niemand, der alles bis ins kleinste Detail weiß. Und alle wissen auch, wie schwer es ist, in die Thematik hereinzukommen. So testete ich die ersten paar Tage im System und bekam darüber hinaus auch die Möglichkeit, ein bisschen in den Support hineinzuschnuppern. Gerade hier habe ich relativ viel schon sehr früh gelernt, besonders was die Arbeitsweise und die Kommunikation unter den Kollegen angeht.
Gleich zu Beginn meiner Arbeit bei PROMATIS hatte ich die Chance, bei der alljährlichen Klausurtagung dabei zu sein. Dies ist eine zweitägige Veranstaltung, bei der es verschiedene Vorträge, teils von Mitarbeitern des Unternehmens, aber auch von externen Rednern gibt. Dazu gibt es ein schönes Abendprogramm und viel geselliges Beisammensein unter den Kollegen.
Nach nur einer Woche Einarbeitung durfte ich drei Wochen mit zu einem Kunden, bei dem gerade eine Testphase mit Key Usern anstand. Hier hatte ich die Gelegenheit, alle Schulungen im Allgemeinen und besonders im Finance-Bereich mit anzuschauen und auch verschiedene Testfälle durchzuführen. Ein kleiner Überblick über die Komplexität der Finanz-Module, die bei diesem Kunden eingeführt wurden, zeigt Abbildung 1.
Meine Aufgabe bei dieser Projektphase war es, die Ergebnisse aller Tests aus den einzelnen Sessions zu dokumentieren. Basierend darauf sollte dann mit dem Kunden entschieden werden, ob die Testphase erfolgreich verlaufen sei. Darüber hinaus ist das Protokoll die Grundlage dafür, Fehler im Produkt zu identifizieren und mögliche zusätzliche Anforderungen des Kunden zu dokumentieren. Anfangs war ich verunsichert und wusste nicht s richtig, ob ich das überhaupt packen und richtig machen würde. Irgendwie war das eine wichtige Aufgabe. Schlussendlich hat aber alles gut geklappt, nicht zuletzt mit der Hilfe von Kollegen.
Parallel dazu kitzelte es mich immer in den Fingern, parallel zu meinen eigenen Tests an einem separaten Rechner die Key User zu unterstützen. So war es auch möglich, diese bei einfachen Testvorfällen zu unterstützen und Fehler aufzunehmen. Obwohl es eine ganz neue Situation war, fühlte ich mich auf Anhieb sehr wohl.
Im Nachgang dieser Testphase hatte ich auch einiges zu tun. Ich sollte alle erledigten Testfälle und aufgetretenen Fehler in zwei gesonderten Datenbanken erfassen und pflegen, um dem Projektleiter wichtige Daten für seine Lenkungsausschuss-Sitzungen zu geben. Schließlich muss man dem Kunden durch den Fortschritt der Testfälle zeigen, dass die aufgetretenen Fehler behoben werden.
Ich begleitete diesen Kunden gemeinsam mit meinen Kollegen bis zur Inbetriebnahme (Go Live) und hatte auch die Gelegenheit, eigene Projekte zu verfolgen und diese beim Kunden vorzustellen. Höhepunkt war – zusammen mit dem Kunden – die Vorbereitung des Monatsabschlusses an zwei Standorten.
Relativ schnell bekam ich die Möglichkeit, mich bei weiteren Kundenprojekten zu engagieren. Hier konnte ich mich mit für mich neuen Bereichen beschäftigen, wie beispielsweise der Logistik.
Dabei konnte ich viel über das Zusammenspiel der Bereiche Logistik und Finance lernen, was essentiell ist. Wenn der Finanzbereich von vorgelagerten Abteilungen falsche Zahlen bekommt, stimmt gar nichts mehr, wenn es später beispielsweise zum Monatsabschluss kommt. Dagegen funktioniert in der Logistik nur alles, wenn die entsprechenden Bedingungen von der Finance-Seite erfüllt sind (beispielsweise offene Buchungsperioden im Lager). In solchen Projekten konnte ich einiges an Erfahrung aufbauen – jeden Tag ein bisschen mehr.
Einer der Höhepunkte meiner bisherigen Zeit bei PROMATIS war, aktiv an einem Workshop bei der DOAG 2011 Applications in Berlin mitwirken zu können - an der Seite von zwei echten „E-Business Suite-Gurus“: Michael Mohl (PROMATIS) und Peter Petersen (Oracle Consulting). Es ging um das Thema „Monatsabschluss“ und zwar um das GOB-konforme Finanz- und Rechnungswesen mit der EBS. Das klingt nach einem langweiligen Thema, ist es aber gar nicht.
Das Problem besteht darin, einem amerikanischen System beizubringen, welche Reporting-Pflichten deutsche Unternehmen bei Finanzamt, Bundesbank etc. haben. Stichwörter sind hier unter anderem Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung oder HGB-Bilanzen. In diesem Workshop haben wir den anwesenden Usern gezeigt, was seitens Oracle möglich ist und wie es konfiguriert werden muss. Im Rahmen des Workshops waren auch Diskussionen und Erfahrungsaustausch gewünscht, was vom Publikum sehr gut angenommen wurde. Neben meinem eigenen Beitrag war noch genug Zeit, sich andere interessante Vorträge anzuhören. Außerdem hat uns ein Berliner Kollege abends noch die Stadt gezeigt.
Der interessanteste Bereich, in dem ich bis jetzt arbeiten konnte, war das Steuermodul der EBS – „EBTax“. Ich hatte die Chance, ein Projekt durchzuführen, in dem die Steuer für ein ganzes Unternehmen mit zwei Standorten neu aufgesetzt werden musste. Dieses Projekt führte ich mit einer Kollegin durch. Wir wurden aber in jedem Schritt von unseren Vorgesetzten unterstützt. Schließlich ist es nicht so einfach, wenn man noch nie ein Projekt unter eigener Verantwortung geführt hat. Begonnen haben wir mit der Anforderungsanalyse, in der alle Steuersätze mit ihren jeweiligen Steuerfällen des Kunden dokumentiert werden mussten. Ein Ausschnitt der Definition der Steuersätze befindet sich in Abbildung 2.
Später mussten zur Findung der Steuersätze komplexe Regeln auf steuerbestimmende Faktoren, wie beispielsweise das Land, aus dem geliefert wurde, oder die Steuerklassifizierung des Kunden, definiert werden. Ein Beispiel für diese Anforderungsanalyse ist in Abbildung 3 ersichtlich.
Nach der gründlichen Anforderungsanalyse kam dann die Implementierung. Die Steuerregeln, die zuvor definiert wurden, mussten nun an das Programm weitergegeben werden. Nach der Umsetzung stellt sich das ganze dann wie in Abbildung 4 dar.
Nun konnte die Testphase beginnen: Alle Steuerfälle des Kunden, die zuvor definiert wurden, mussten auf das richtige Ergebnis kommen. Diese Phase lief sehr gut und wir konnten dann relativ schnell die Implementierungsschritte für die Produktivumgebnung freigeben. Nun war es für den Kunden möglich, die Steuer in allen Modulen anzuwenden, um beispielsweise Rechnungen mit korrektem Steuersatz ausweisen zu können.
Das Schöne an diesem Projekt war, dass ich an alle Phasen teilnehmen und aktiv mitarbeiten konnte. Von der Aufnahme der Anforderungen über die Implementierung bis zum Testen und dann schließlich die Inbetriebnahme durch den Kunden. Diese habe ich vor Ort mitbegleitet und den Kunden parallel dazu in der Nutzung geschult. Nachfolgend hatten wir noch eine Zeit, in der wir den Kunden unterstützt haben, falls es zu Problemen oder Fragen kommen sollte.
Nach meiner erfolgreichen Anfangszeit wurde mir relativ schnell Verantwortung für einige kleine Themen und Projekte übertragen, in denen ich alles testen und lernen konnte, was ich nun jeden Tag brauche. Der Kontakt mit Kunden fiel mir so schnell leichter und ich kam gut mit dem Oracle-Support und technischen Beratern klar.
Außerdem habe ich es durch das selbstständige Arbeiten auch geschafft, mich optimal zu organisieren. Schließlich konnte ich mir in kurzer Zeit im Unternehmen ein Netzwerk aufbauen und in einigen Projekten in total unterschiedlicher Besetzung arbeiten. Ebenfalls hatte ich Anfang des Jahres die Möglichkeit, etwas zum Oracle Certified Partner-Status von PROMATIS beizutragen, indem ich die Prüfung zum „Certified Implementation Spezialist – Accounts Payables“ bestanden habe.
Auch wenn es nicht immer einfach war, ich lerne jeden Tag dazu.
