Unternehmen erhalten jeden Tag eine Unmenge von Eingangsrechnungen für erhaltene Lieferungen und Services, welche im ERP-Systeme zu buchen sind und dann zur Auszahlung gebracht werden. Dieses ist meist mit einem hohen Aufwand für die Prüfung und Erfassung verbunden.
Die Rechnungen liegen häufig nicht in einem elektronischen Format zur automatisierten Anlage im ERP-System vor, Rechnungen kommen in Papierform oder als PDF-Daten im Unternehmen an. Das wird sich mit der von der EU-Kommission gestartete Initiative ViDA “VAT in the Digital Age” zwar ändern, da eine Strukturierung und Standardisierung des elektronischen Austausches vorgesehen ist. Die Umsetzung wird jedoch noch einige Jahre in Anspruch nehmen.
In der Zwischenzeit haben Firmen, welche die Oracle Cloud ERP (Oracle Fusion) nutzen, eine einfach zu implementierende Standardfunktionalität mit dem Namen “Intelligent Document Recognition”. Mittels dieser wird eine Eingangsrechnung als PDF in die Cloud via Mail geschickt und in dem Kreditorenmodul wird diese als eine Eingangsrechnung zur Buchung und Auszahlung angelegt.
Das fünfseitige PDF (siehe Anhang) erläutert unter Einbindung mehrerer Grafiken diesen Prozess sowie den Workflow und benennt dabei sowohl die Vorzüge als auch die Grenzen des Verfahrens.
